Depuis le 1er septembre 2025, les organismes de formation ont une obligation légale, souvent désignée comme « passeport prévention obligations organisme formation », de renseigner le passeport de prévention pour toutes les formations en santé et sécurité au travail qu’ils dispensent. Ce dispositif, porté par le Ministère du Travail via le portail passeport-prevention.travail-emploi.gouv.fr, vise à centraliser la traçabilité des attestations et certifications obtenues par les salariés tout au long de leur parcours professionnel.
Pour un organisme comme KFormations, qui déploie chaque année des centaines de sessions de formation réglementaire auprès de commerces, d’enseignes nationales et de PME, cette obligation structurante appelle une réponse claire et organisée. Comprendre précisément le périmètre des obligations du passeport prévention pour les organismes de formation, les délais à respecter et les modalités pratiques de déclaration est aujourd’hui indispensable pour rester en conformité et continuer à offrir à ses clients la traçabilité qu’ils attendent.
Passeport prévention | obligations organisme formation
Temps de lecture : ~8 min
- Qu’est-ce que le passeport de prévention ?
- Quelles formations les organismes de formation doivent-ils déclarer ?
- Quels délais pour déclarer et comment créer son compte organisme ?
- Passeport prévention, obligations organisme formation et protection des données
- Quels impacts pour les organismes de formation et comment s’organiser ?
- Garantir la conformité réglementaire en pratique : ce que cela change
- FAQ
Qu’est-ce que le passeport de prévention ?
Définition et objectifs
Le passeport de prévention est un service numérique créé par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail. Son objectif est simple : constituer, pour chaque salarié, un relevé centralisé de toutes les attestations de formation, certificats et diplômes obtenus dans le domaine de la santé et sécurité au travail, qu’il s’agisse de formations suivies en interne chez l’employeur, dispensées par un organisme de formation externe, ou même réalisées à l’étranger.
Ce service numérique de traçabilité est géré par la Caisse des Dépôts et Consignations, en lien avec le Ministère du Travail. Il s’appuie sur le cadre juridique défini à l’article L4141-5 du Code du travail, qui précise les obligations respectives des employeurs, des organismes de formation et des travailleurs. L’INRS souligne que ce dispositif vise à rendre visibles et accessibles, tout au long de la vie professionnelle, les preuves de compétences acquises en matière de prévention des risques professionnels.
Calendrier de déploiement
Le déploiement s’est déroulé en plusieurs phases. Le portail a été ouvert aux organismes de formation dès le 28 avril 2025, leur permettant de prendre en main l’outil avant que l’obligation ne devienne effective. Depuis le 1er septembre 2025, la déclaration est obligatoire pour les organismes. Les employeurs devront à leur tour alimenter le passeport pour les formations organisées en interne à partir du 16 mars 2026, et les titulaires eux-mêmes auront accès à leur espace personnel à partir du 16 novembre 2026.
Résumé en bref
- Qu’est-ce que le passeport de prévention : un service numérique de traçabilité des formations SST, obligatoire pour les organismes de formation depuis septembre 2025.
- Quelles formations déclarer : toutes les formations en santé et sécurité au travail obligatoires ou donnant lieu à habilitation, y compris celles réalisées via un sous-traitant.
- Quels délais respecter : déclaration au plus tard 3 mois après la fin du trimestre concerné, avec une période transitoire jusqu’au 31 décembre 2026.
- Comment créer son compte et déclarer : ouverture d’un compte organisme sur le portail officiel, transmission des attestations dans les formats requis.
- Consentement et RGPD : l’accord du bénéficiaire est requis avant toute transmission de ses données de formation.
- Ce que cela change pour KFormations et ses clients : une gestion administrative renforcée qui garantit la conformité automatique des formations réglementaires dispensées.
Quelles formations les organismes de formation doivent-ils déclarer ?
Périmètre des formations concernées
Le périmètre des formations à déclarer dans le passeport de prévention est défini par les textes réglementaires et couvre l’ensemble des formations en santé et sécurité au travail. Concrètement, cela inclut les formations obligatoires encadrées par le Code du travail, notamment les habilitations électriques, les CACES (Certificats d’Aptitude à la Conduite En Sécurité), les formations amiante, les formations travaux en hauteur, ainsi que toute formation requise pour des postes nécessitant une autorisation ou une habilitation de l’employeur.
Les formations certifiantes enregistrées au RNCP ou au Répertoire Spécifique (RS), ainsi que certains blocs de compétences, peuvent être préchargées automatiquement dans le passeport, ce qui simplifie la démarche pour les organismes certificateurs. En revanche, les formations non certifiantes donnant lieu à une simple attestation de formation doivent faire l’objet d’une déclaration active par l’organisme.
Cas de la sous-traitance
Un point souvent méconnu concerne la sous-traitance. Lorsqu’un organisme de formation fait appel à un sous-traitant pour dispenser tout ou partie d’une formation SST, c’est l’organisme titulaire du contrat avec l’employeur ou le salarié qui reste responsable de la déclaration dans le passeport prévention. Cette responsabilité ne peut pas être transférée au sous-traitant sans organisation explicite en ce sens. Pour KFormations, dont le réseau s’appuie sur 426 formateurs experts, cette clarification est structurante dans la gestion des missions externalisées.
| Type de formation SST | Exemples concrets | Mode de déclaration |
|---|---|---|
| Formations obligatoires réglementaires | Habilitation électrique, CACES, amiante, travaux en hauteur | Déclaration active par l’organisme |
| Formations SST avec attestation | SST, initiation aux gestes de premiers secours, évacuation incendie | Déclaration active par l’organisme |
| Formations certifiantes RNCP / RS | Certifications enregistrées avec blocs de compétences | Préchargement automatique possible |
| Formations via sous-traitant | Toute formation SST déléguée à un prestataire tiers | Responsabilité de l’organisme titulaire |
| Formations internes (employeur) | Formations organisées directement par l’entreprise | Déclaration par l’employeur (à partir de mars 2026) |
Quels délais pour déclarer et comment créer son compte organisme ?
Délais de déclaration
Les délais de déclaration dans le passeport de prévention sont précisément encadrés par les textes. Pour les formations donnant lieu à une attestation de formation, l’organisme doit déclarer les données au plus tard 3 mois après la fin du trimestre civil au cours duquel la formation s’est terminée. Par exemple, une formation achevée en octobre 2025 (troisième trimestre civil) doit être déclarée avant le 31 janvier 2026.
Pour les formations délivrant un justificatif de réussite, comme une certification, une habilitation ou un diplôme, le délai court à compter de la date de début de validité du justificatif concerné. Une période transitoire a par ailleurs été prévue par les textes : jusqu’au 31 décembre 2026, les organismes de formation bénéficient d’un délai supplémentaire de 3 mois pour régulariser leurs déclarations, ce qui leur laisse le temps d’adapter leurs processus internes.
Création du compte organisme et alimentation du portail
Pour accéder au portail et commencer à déclarer, l’organisme doit créer un compte organisme sur la plateforme officielle passeport-prevention.travail-emploi.gouv.fr. Cette étape implique de renseigner les informations administratives de l’organisme, d’accepter les conditions générales d’utilisation du portail et de prendre connaissance du dictionnaire des données publié par le Ministère du Travail, qui précise les formats et les champs obligatoires pour chaque type de justificatif.
Les données doivent être transmises dans des formats structurés compatibles avec le système d’information du portail, ce qui peut nécessiter une adaptation du système de gestion de la formation (SIGF ou LMS) utilisé par l’organisme.
Bon à savoir
Le portail officiel met à disposition un simulateur permettant à chaque organisme de vérifier si une formation donnée doit être déclarée dans le passeport de prévention. Cet outil est accessible directement depuis la rubrique d’aide du site passeport-prevention.travail-emploi.gouv.fr.
Passeport prévention, obligations organisme formation et protection des données
Consentement du bénéficiaire
La question du consentement du bénéficiaire est au cœur des obligations liées au passeport de prévention. Avant toute transmission des données d’un salarié dans le portail, l’organisme de formation doit s’assurer que le titulaire a bien donné son accord explicite. Cette exigence s’inscrit dans le cadre plus large du RGPD et de la protection des données personnelles, les informations relatives aux formations suivies constituant des données à caractère personnel.
Concrètement, cela signifie que l’organisme doit intégrer dans ses processus de clôture de formation une étape de recueil du consentement, distincte de la simple signature de la feuille d’émargement. Les conditions générales d’utilisation du portail précisent les responsabilités de chaque acteur en matière de traitement des données. Le non-respect de ces obligations expose l’organisme à des risques juridiques à la fois au titre du RGPD et au titre du Code du travail.
Important
L’absence de déclaration dans le passeport de prévention ne dispense pas l’organisme de ses obligations réglementaires. En cas de contrôle, l’employeur et l’organisme de formation peuvent être tenus solidairement responsables du défaut de traçabilité des formations SST obligatoires.
Quels impacts pour les organismes de formation et comment s’organiser ?
Trois chantiers prioritaires
La mise en œuvre du passeport de prévention représente une transformation significative des pratiques administratives pour les organismes de formation. Trois chantiers principaux doivent être menés en parallèle : l’adaptation du système d’information de gestion de la formation pour permettre l’export des données dans les formats requis par le portail, la révision des processus de clôture de session pour intégrer le recueil du consentement et la transmission des attestations dans les délais impartis, et enfin la formation des équipes administratives aux nouvelles procédures.
Pour les organismes qui s’appuient sur des logiciels de gestion de la formation (LMS ou ERP formation), plusieurs éditeurs spécialisés proposent désormais des modules dédiés à la déclaration passeport prévention, permettant d’automatiser tout ou partie de la transmission des données vers le portail officiel. Cette automatisation est particulièrement pertinente pour les organismes gérant un volume élevé de sessions, comme c’est le cas pour KFormations avec ses formations déployées sur l’ensemble du territoire national.
Bénéfices pour les clients employeurs et RH
Du côté des clients, employeurs et responsables RH, le passeport de prévention apporte une garantie supplémentaire : les formations réglementaires suivies auprès d’un organisme déclarant sont automatiquement tracées dans un registre officiel, accessible à terme par le salarié lui-même. Cela simplifie considérablement la gestion documentaire lors d’un audit, d’un contrôle de l’inspection du travail ou d’un renouvellement d’habilitation.
Pour en savoir plus sur les formations réglementaires entrant dans le périmètre du passeport de prévention, vous pouvez consulter notre catalogue de formations ou contacter directement notre équipe via la page dédiée aux formations pour entreprises.
Garantir la conformité réglementaire en pratique : ce que cela change
Le passeport de prévention marque une évolution structurelle dans la façon dont les formations en santé et sécurité au travail sont tracées et valorisées en France. Pour les organismes de formation, l’obligation de déclaration en vigueur depuis le 1er septembre 2025 n’est pas une contrainte administrative de plus : c’est une opportunité de démontrer leur sérieux, leur transparence et leur engagement envers la conformité réglementaire.
Chez KFormations, nous avons intégré ces nouvelles obligations dans nos processus pour garantir à chaque client que les formations réglementaires dispensées par notre réseau de formateurs experts sont correctement déclarées, dans les délais et selon les formats requis. La conformité de vos salariés devient ainsi un actif documenté, consultable et opposable en cas de contrôle.
FAQ
Le passeport de prévention concerne-t-il toutes les formations dispensées par un organisme de formation ?
Non. Seules les formations en santé et sécurité au travail entrent dans le périmètre du passeport de prévention. Les formations commerciales, managériales ou bureautiques, par exemple, ne sont pas concernées par cette obligation de déclaration.
Que se passe-t-il si un organisme de formation ne respecte pas ses obligations de déclaration ?
Le défaut de déclaration constitue un manquement aux obligations légales issues de l’article L4141-5 du Code du travail. En cas de contrôle, cela peut engager la responsabilité de l’organisme de formation et, solidairement, celle de l’employeur qui a fait appel à ses services pour des formations SST obligatoires.
Le passeport de prévention remplace-t-il les attestations de formation papier ou PDF ?
Non. Le passeport de prévention vient compléter et centraliser les justificatifs existants, il ne les remplace pas. L’organisme de formation doit continuer à délivrer ses attestations et justificatifs de réussite selon les formats habituels, tout en les déclarant également sur le portail officiel.
Un salarié peut-il refuser que ses formations soient déclarées dans le passeport de prévention ?
Oui. Le consentement du bénéficiaire est requis avant toute transmission de ses données dans le portail. Si un salarié refuse de donner son accord, l’organisme de formation ne peut pas procéder à la déclaration, même si la formation est obligatoire au regard du Code du travail.
Les formations réalisées avant le 1er septembre 2025 doivent-elles être déclarées de manière rétroactive ?
Les textes actuels ne prévoient pas d’obligation de déclaration rétroactive pour les formations achevées avant la date d’entrée en vigueur de l’obligation. Seules les formations terminées à compter du 1er septembre 2025 entrent dans le périmètre de la déclaration obligatoire pour les organismes de formation.
