Soucieux de protéger la vie privée de ses clients, K FORMATION s’engage dans la protection des données personnelles.
La présente Charte a pour objet de rappeler nos principes et nos actions visant au respect de la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.
1- Nos principes en matière de traitement des données personnelles
En application du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, les traitements de vos données personnelles effectués par K FORMATION s’appuient sur les principes fondamentaux suivants :
• Les traitements sont licites, loyaux et transparents
• Les finalités de chaque traitement sont déterminées, explicites et légitimes
• Les données collectées sont proportionnelles à la finalité́ du traitement
• Les données collectées font l’objet de mesures de sécurité́ organisationnelles et techniques
Les données à caractère personnel collectées par nos soins et faisant l’objet d’un traitement sont effectuées par la société́ K FORMATION, société́ par actions simplifiée au capital de 1 000 euros, immatriculée au RCS d’Aix en Provence sous le n° : 93132189113 dont le siège social est situé́ au 130 Avenue Léopold Cartoux – 13080 Aix-en-Provence.
Lorsque les données à caractère personnel sont collectées par K FORMATION auprès d’un client agissant en qualité́ l’employeur du (ou des) stagiaire(s), K FORMATION agit en qualité́ de sous-traitant au sens de l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
2- La Nature des données collectées
Par donnée à caractère personnel on entend toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, notamment par référence à des identifiants tels qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité́ physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ainsi qu’à tout autre renseignement que nos clients décident de nous communiquer.
Nous collectons et traitons principalement trois types de données :
• Des données relatives à nos clients : ces données concernent les interlocuteurs du département formation, direction des ressources humaines, direction achats. Les données personnelles collectées et traitées sont les nom, prénom, adresse email, fonctions, adresse postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité́ du traitement.
• Des données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle : ces données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du stagiaire lui- même lors de l’inscription. Ces données sont : les nom, prénom, employeur, profession, adresse email et postale, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, Date de naissance, type de contrat de travail, niveau de diplômes, et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et en lien direct avec la finalité́ du traitement.
• Des données relatives aux intervenants : ces données sont collectées auprès de l’intervenant lors de leur recrutement. Ces données sont : les nom, prénom, adresse email et postale, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, Date de naissance, diplômes, statut, n° déclaration d’activité, n° Siret, N° assurance professionnelle et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et en lien direct avec la finalité́ du traitement.
La collecte des données du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés.
La collecte des données auprès du stagiaire lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précèdent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1 du Code du travail. Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l’action.
De même, en application de l’article D 5211-3 du code du travail, CEGOS peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé́ de la formation.
3- Les Finalités de la collecte et du traitement des données personnelles
• Les données relatives à nos clients en charge de l’achat de prestations de formation professionnelle ont pour finalité́ l’exécution de l’action de formation professionnelle des salariés. Elles peuvent également avoir pour finalité́ la réalisation d’études marketing, de statistiques internes et peuvent être utilisées dans le cadre d’actions de prospection commerciale si la personne n’a pas opposé son refus à de telles actions.
• Les données relatives aux stagiaires de la formation professionnelle ont pour finalité́ l’enregistrement et le traitement de la prestation de formation, à savoir : l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des convocations et des documents légaux de la formation professionnelle, l’élaboration des feuilles d’émargement, des certificats de réalisation, la connexion à la plateforme Digiforma accessible sur internet. Ces finalités sont définies conformément aux dispositions de l’article L 6353-9 du Code du travail. La collecte de l’adresse e-mail communiquée par le stagiaire peut aussi avoir pour finalité́ l’envoi d’offres ou d’informations pertinentes. Le stagiaire a toujours la possibilité́ de s’opposer à ces envois en cochant la case figurant dans la fiche stagiaire. S’il ne s’est pas opposé à l’envoi de ces offres, il bénéficie de la possibilité́ de se désinscrire à tout moment.
• Les données relatives aux intervenants / sous-traitants ont pour finalité l’exécution de l’action de formation professionnelle des salariés. Elles peuvent également avoir pour finalité́ la réalisation de statistiques internes.
4 – Les Destinataires des données personnelles
Les destinataires des données personnelles sont :
• Les services internes K FORMATION en charge de la gestion de la formation. Seuls les personnels des services en charge du traitement des opérations liées à la gestion de la formation professionnelle ont accès aux données à caractère personnel.
• Les sous-traitants en charge d’une prestation liée à l’exécution de l’action de formation ou les partenaires de K FORMATION. Lorsqu’un traitement de données personnelles est effectué́ par nos partenaires ou nos sous-traitants, le traitement est effectué́ dans le seul but de fournir la prestation ou permettre l’accès au service. A cet effet, les prestataires et sous-traitants ne sont autorisés à collecter les informations que pour les seuls besoins de fourniture de la prestation.
• Peuvent également être destinataires de données à caractère personnel les organismes publics ou non, exclusivement pour répondre à nos obligations légales (contrôle et financement de la formation professionnelle notamment), les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les organismes charges d’effectuer le recouvrement des créances.
5- La Durée de conservation des données
Les données personnelles collectées et traitées par K FORMATION pour l’exécution d’une prestation de formation sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la formation. Elles font ensuite l’objet d’un archivage jusqu’à l’expiration de la durée de prescription légale applicable (établissement de la preuve en matière contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’État,…). Les données collectées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de trois 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
6 – Les Mesures de sécurité́
K FORMATION prend des mesures techniques et organisationnelles pour interdire l’accès non autorisé ou la divulgation de vos données :
• L’accès à nos locaux et à nos plates-formes informatiques sont sécurisés ;
• L’accès, le partage, et le transfert de données sont sécurisés ;
• Nos collaborateurs amenés à accéder aux données personnelles sont sensibilisés aux exigences de confidentialité́ ;
• Un délégué́ à la protection des données (DPO) est nommé́.
7 – Vos Droits
Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification de vos données, ainsi que de celui d’en demander l’effacement, de vous opposer à leur traitement et d’en obtenir la limitation ou la portabilité́ dans la mesure où cela est applicable.
K FORMATION peut adresser des offres commerciales par mail à ses clients professionnels qui ne s’y sont pas opposés lors du recueil de leurs données.
Les personnes concernées peuvent à tout moment demander à ne plus recevoir les communications relatives à nos offres, actualités et évènements en utilisant le lien hypertexte prévu à cet effet dans chaque email adressé ou directement par courrier à l’adresse suivante : DPO / 130 Avenue Léopold Cartoux – 13080 Luynes.
Mis à jour le 11/01/2024
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