Formation
Organiser et structurer le bureau : classement papier et numérique
Dans vos locaux ou possibilité de location d’une salle à proximité
Résumé :
À l’issue de la formation, les participants seront capables de : Structurer un espace de travail clair et fonctionnel ; Mettre en place un système de classement papier efficace ; Créer une arborescence informatique logique et commune ; Définir des règles de nommage des fichiers pour retrouver rapidement ; Harmoniser les pratiques entre gérant et salariés ; Gagner du temps dans la recherche et la gestion des documents
Cette formation formation vous permettra de mieux organiser le bureau et mettre en place une méthode commune de classement papier et numérique. Objectif : structurer les dossiers, harmoniser les pratiques et retrouver rapidement les documents grâce à un rangement clair, une arborescence informatique et des règles simples de nommage.
Tout public
aucun
Contenu de la formation et aptitudes développées
Diagnostic et analyse des pratiques actuelles Identification des difficultés : pertes de temps, doublons, documents introuvablesAnalyse des circuits de documents (factures, devis, contrats, RH, fournisseurs…)Répartition actuelle des tâches administrativesDéfinition des priorités de rangementOrganiser l’espace bureau et les flux papier Principes d’organisation : zones utiles / inutilesMise en place d’un ordre de rangement simple : documents entrants, documents en cours, documents archivésCréation d’un système "À traiter / En attente / Fait"Tri : garder, jeter, archiverMéthode pour éviter l’accumulationTraining : création d’un plan d’organisation du bureau et des espaces physiques.Mettre en place un classement papier communDéfinir des catégories standard (ex : clients / fournisseurs / banque / RH / assurances…)Organisation des classeurs et dossiers suspendusCodification (couleurs, étiquettes, numérotation)Règles d’archivage annuelDurée de conservation des documents (bases pratiques)Training : construction d’un modèle de classement papier applicable immédiatement.Créer une arborescence informatique claire et partagéeLogique de classement numérique : par activité / par année / par clientCréation d’une arborescence simple et communeDifférence entre : dossiers de travail, dossiers finalisés, dossiers archivésGestion des accès : qui peut modifier / qui peut consulterPrévention des doublons et erreurs de versionsTraining : création d’une arborescence type à copier sur le serveur / ordinateur.Retrouver vite : nommage des fichiers et règles communesMise en place d’une convention de nommageStandardisation des formatsGestion des scans (où les ranger, comment les nommer)Création d’une procédure simple pour tousMise en place d’une mini check-list de rangement quotidien/hebdoRépartition des responsabilités Training : charte interne “rangement papier + numérique” (simple, 1 page).
Organisation de la formation
Nos intervenants sont des experts dans le domaine de la gestion administrative. Leurs expériences professionnelles et leurs diplômes/formations dans le domaine du management et de la gestion font d’eux des formateurs passionnés et terrain qui vous apporterons des compétences par leur partage d’expériences mais également au travers de mise en situation réelle de travail. L’organisme de formation s’assurera de la bonne organisation et du bon déroulé pédagogique de la formation et peut être contactée à tout moment par le client: stagiaire ou intervenant pour répondre à vos besoins.
L’organisme de formation s’engage à tout mettre en œuvre pour permettre l’accessibilité de cette formation à tous. Pour accompagner au mieux les Personnes en Situation de Handicap, nous vous remercions de vous rapprocher de notre Référent Handicap pour étudier avec vous les conditions d’adaptations de la formation.
• Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation ;• L'intervenant utilisera son PC et son vidéo projecteur, si besoin ;• Pour les formations en intra : utilisation du matériel et des spécialités des locaux pour réaliser les mises en situation ;• Un support dématérialisé est remis au stagiaire selon les besoins.• Modalités pédagogiques : Démonstrative, pédagogie inversée et interrogative. Ces modalités peuvent être adaptées le jour de la formation en fonction des besoins des stagiaires et du formateur.
Une feuille de présence émargée par les stagiaires et le formateur ;Des questions écrites sous forme de QCM en début et fin de formation afin d'évaluer le niveau des acquis sur la thématique ;Une évaluation en cours de formation peut se réaliser de différentes manières selon le contenu de la formation : mise en situation, quizz, exercice pratique ;Une évaluation de la satisfaction à chaud de chaque stagiaire est réalisée en fin de formation ;Une attestation de suivi de formation sera adressée aux participants
La formation Équipier de Première Intervention se réalise dans les locaux du client bénéficiaire. Si le client bénéficiaire ne dispose pas de salle de formation, K FORMATION se charge de réserver une salle de formation à proximité de l’entreprise.
Délais d’accès:
Le délai d’inscription à la formation est au minimum de 2 semaines avant la date de réalisation.
Autres informations
Limite d'effectif : 6
Tarif:
• Inter : 490€ HT / stagiaire • Intra : nous consulter Nous contacter : https://kformations.com/contact/
Détail sur l'évaluation :
Remise d'un Certificat de réalisation aux stagiaires à la fin de la formation. Possibilité d'approfondir cette formation avec d'autres modules de formation.
Modalité d'évaluation :
Évaluation des acquis tout au long de la formation et QCM sur les connaissances acquises en fin de formation.
Règlementation conseil
Taux de recommandation de nos formations
Note issue des évaluations à chaud des stagiaires
Les formations KFormations, ce sont nos clients qui en parlent le mieux ;-)
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