Depuis le 16 mars 2026, les employeurs ont l’obligation de déclarer les formations en santé et sécurité au travail de leurs salariés dans le Passeport de Prévention, en veillant à bien renseigner le Passeport de Prévention pour chaque action suivie. Ce service numérique public, intégré à Mon Compte Formation et géré par la Caisse des Dépôts, centralise l’ensemble des acquis en prévention des risques professionnels.
Pour de nombreux responsables RH, gérants de magasin ou préventeurs QHSE, savoir comment renseigner le Passeport de Prévention concrètement reste encore flou. Ce guide pratique vous accompagne pas à pas, du premier accès à la validation de votre déclaration, pour que vous puissiez remplir vos obligations sans perte de temps.
Tutoriel : Comment renseigner le Passeport de Prévention de vos salariés étape par étape ?
Temps de lecture : ~8 min
- Qu’est-ce que le Passeport de Prévention et qui doit le renseigner ?
- Les prérequis techniques avant de commencer
- Comment renseigner le Passeport de Prévention en tant qu’employeur
- Comment un organisme de formation déclare une formation
- Ce que le salarié pourra faire à partir de novembre 2026
- À faire / À ne pas faire
- FAQ
- Renseigner le Passeport de Prévention : l’essentiel à retenir
Qu’est-ce que le Passeport de Prévention et qui doit le renseigner ?
Le Passeport de Prévention est un service numérique gratuit créé par la loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail (article L.4141-5 du Code du travail). Son objectif est simple : regrouper dans un espace sécurisé toutes les données relatives aux formations, certifications, habilitations et diplômes obtenus en matière de santé et sécurité au travail.
Trois types d’acteurs alimentent ce passeport. Les organismes de formation y déclarent les compétences acquises lors des sessions dispensées pour le compte d’un employeur. Les employeurs y déclarent les formations SST internes en entreprise, et peuvent vérifier les déclarations effectuées par les organismes qui interviennent pour leur compte. Les salariés, quant à eux, pourront compléter leur propre passeport à partir du 16 novembre 2026, via leur compte personnel de formation (CPF) et FranceConnect+.
Ce dispositif concerne directement les responsables RH d’enseignes multi-sites, les gérants de commerces de proximité et les préventeurs QHSE. Quelle que soit la taille de votre structure, vous avez une obligation de déclaration dès lors que vous organisez des formations SST en interne. Comprendre comment alimenter cet outil, c’est aussi sécuriser votre conformité réglementaire en cas de contrôle.
Les prérequis techniques avant de commencer
Avant d’accéder à votre espace de déclaration, deux conditions doivent être réunies.
Disposer d’un compte Net-Entreprises actif
Vous devez d’abord disposer d’un compte Net-Entreprises, la plateforme officielle des déclarations sociales en ligne. Ensuite, ce compte doit être habilité à au moins l’un des deux services suivants : « Mon compte formation / élus » ou « Consulter ses taux AT/MP ». Si vous n’avez accès à aucun de ces services, vous devrez en faire la demande directement sur Net-Entreprises. Une fois l’inscription validée, l’accès au service « Passeport de Prévention » est activé dans un délai de 24 heures.
Connexion au Passeport de Prévention
Ces prérequis sont identiques pour les organismes de formation et pour les employeurs. La connexion se fait ensuite via le portail du Passeport de Prévention, en saisissant votre SIRET, votre nom, votre prénom et votre mot de passe Net-Entreprises. Aucune création de compte supplémentaire n’est nécessaire si vous êtes déjà inscrit sur cette plateforme.
Comment renseigner le Passeport de Prévention en tant qu’employeur
Accéder à votre espace employeur
Connectez-vous à Net-Entreprises avec vos identifiants habituels. Dans le menu « Vos déclarations », cliquez sur la pastille « Passeport de Prévention ». Vous êtes automatiquement redirigé vers votre espace de déclaration sans avoir à ressaisir vos identifiants.
Déclarer une formation interne en SST
Une fois dans votre espace, rendez-vous dans l’onglet « Effectuer une déclaration », puis cliquez sur « Déclarer une formation ». Vous devrez renseigner les informations suivantes.
Pour la formation elle-même : l’intitulé exact, la nature de la formation (interne ou externe), les dates de réalisation, la durée, ainsi qu’au moins un Formacode (cinq maximum) et un code NSF (trois maximum). Ces codes de classification sont mis à disposition directement sur la plateforme.
Pour chaque salarié concerné : son identité complète et, si disponible, son identifiant CPF. Vous pouvez ajouter plusieurs titulaires pour une même session de formation. Pour chacun d’eux, vous devrez joindre une attestation de formation ou un justificatif de réussite.
Valider votre déclaration
Une fois tous les champs complétés, cochez la case d’acceptation des conditions générales d’utilisation, puis cliquez sur « Continuer » pour passer à l’étape de validation finale. La déclaration est alors enregistrée et les données apparaissent dans le passeport de chaque salarié concerné.
Les délais à respecter absolument
Un régime transitoire est en vigueur jusqu’au 31 décembre 2026. Pendant cette période, vous disposez de neuf mois pour déclarer les formations SST déjà dispensées. À partir du 1er janvier 2027, ce délai sera réduit à six mois suivant la date de réalisation de la formation. Anticiper ces déclarations dès maintenant vous évite d’avoir à gérer un volume important en fin d’année.
Comment un organisme de formation déclare une formation
Créer son compte organisme (première connexion)
Si c’est votre première connexion, après vous être identifié via Net-Entreprises, vous serez invité à créer votre compte organisme. Renseignez les coordonnées de votre structure, votre SIRET et les informations administratives demandées, puis cliquez sur « Créer mon compte ». Vous accédez ensuite directement à votre espace de déclaration.
Les champs spécifiques à renseigner
En tant qu’organisme, vous devez renseigner les informations relatives à l’employeur pour le compte duquel la formation a été dispensée (SIRET obligatoire, référence éventuelle fournie par l’employeur). Vous renseignez ensuite les données de la formation (intitulé, dates, domaine, Formacodes et codes NSF), puis les données de chaque titulaire ayant suivi la session. L’attestation de formation ou le justificatif de réussite doit être associé à chaque participant.
La qualité des données que vous saisissez est déterminante. Un intitulé imprécis ou un Formacode incorrect peut compliquer la traçabilité des compétences SST pour le salarié et pour l’employeur. Mettre en place un processus interne standardisé après chaque session de formation est une bonne pratique que KFormations applique systématiquement pour tous ses clients, garantissant des déclarations complètes et conformes dès la fin de chaque formation.
Ce que le salarié pourra faire à partir de novembre 2026
À partir du 16 novembre 2026, les travailleurs et demandeurs d’emploi pourront accéder à leur Passeport de Prévention via Mon Compte Formation et FranceConnect+. Le salarié sera alors en mesure de consulter l’ensemble des formations SST qui lui ont été déclarées par son employeur ou par un organisme de formation, d’y ajouter les formations suivies à sa propre initiative, et de choisir quelles données il souhaite rendre consultables à son employeur actuel ou à un futur employeur.
Ce volet est important à anticiper pour les responsables RH : à terme, le salarié devient co-gestionnaire de son passeport. Cela renforce l’intérêt d’une déclaration rigoureuse dès aujourd’hui, car les données que vous renseignez maintenant constitueront le socle de son historique de compétences en prévention.
À faire / À ne pas faire
| À faire | À ne pas faire |
|---|---|
| Vérifier vos habilitations Net-Entreprises avant la date limite de déclaration. | Attendre la fin du régime transitoire pour commencer vos déclarations : le volume accumulé peut rapidement devenir difficile à gérer. |
| Collecter les attestations de formation et les identifiants CPF de vos salariés avant de commencer la saisie. | Saisir des intitulés de formation vagues ou des codes de classification approximatifs : cela nuit à la traçabilité et peut poser problème lors d’un contrôle. |
| Utiliser les listes de Formacodes et de codes NSF disponibles sur la plateforme pour une codification précise. | Négliger l’ajout des attestations de formation pour chaque titulaire : ce document est obligatoire pour valider la déclaration. |
| Mettre en place un calendrier interne de déclaration pour respecter les délais (neuf mois jusqu’au 31 décembre 2026, six mois à partir du 1er janvier 2027). | Confondre la déclaration dans le Passeport de Prévention avec la simple conservation d’un registre papier interne : les deux obligations coexistent. |
| Vérifier les déclarations effectuées par vos organismes de formation externes pour chacun de vos salariés. |
FAQ
Le Passeport de Prévention est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?
Oui, dès lors que vous organisez des formations en santé et sécurité au travail, que ce soit en interne ou via un organisme externe, vous avez l’obligation de déclarer ces formations dans le Passeport de Prévention. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès l’ouverture de l’espace employeur le 16 mars 2026.
Que se passe-t-il si un organisme de formation a déjà déclaré la formation à ma place ?
L’organisme de formation déclare les formations qu’il dispense pour votre compte. En tant qu’employeur, vous pouvez consulter ces déclarations et les vérifier. Si une déclaration est erronée ou incomplète, vous avez la possibilité de la compléter ou de la corriger depuis votre espace employeur. Il est donc recommandé de vérifier régulièrement les déclarations effectuées par vos prestataires de formation.
Comment obtenir les Formacodes et codes NSF pour renseigner une formation ?
Ces codes de classification sont mis à disposition directement sur la plateforme du Passeport de Prévention au moment de la saisie. Pour chaque formation, vous devez renseigner au moins un Formacode (cinq maximum) et au moins un code NSF (trois maximum). Si vous avez un doute sur la codification à utiliser, votre organisme de formation peut vous indiquer les codes correspondant aux formations qu’il a dispensées.
Puis-je déléguer la gestion des déclarations à mon organisme de formation ?
Les organismes de formation ont l’obligation de déclarer les formations qu’ils dispensent pour votre compte, mais la responsabilité de déclarer les formations internes reste celle de l’employeur. Vous pouvez en revanche choisir un partenaire de formation qui prend en charge l’intégralité du suivi administratif, y compris la vérification des déclarations dans le Passeport de Prévention. C’est précisément ce que propose KFormations à ses clients, en assurant un suivi documentaire complet pour chaque session dispensée.
Renseigner le Passeport de Prévention : l’essentiel à retenir
Renseigner le Passeport de Prévention n’est pas une démarche complexe, à condition d’avoir les bons prérequis techniques en place et de comprendre précisément quels champs renseigner pour chaque formation et chaque salarié. L’enjeu principal est d’anticiper : les délais du régime transitoire courent jusqu’à fin 2026, et les volumes à déclarer peuvent rapidement s’accumuler pour les structures multi-sites ou les enseignes avec de nombreux collaborateurs.
KFormations accompagne ses clients commerces et ERP dans cette démarche en prenant en charge la déclaration des formations SST dispensées, de l’attestation à la saisie dans la plateforme. Pour faire le point sur vos obligations actuelles et vérifier que votre dispositif de formation est complet, vous pouvez demander un audit de vos obligations réglementaires directement en ligne.
